Privacyverklaring

1. Privacyverklaring Motor Toerclub De Windvangers

Dit is de privacyverklaring van Motor Toerclub (MTC) De Windvangers gevestigd te Lelystad, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 39043874 hierna te noemen: `De Vereniging`. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze leden, aspirant leden, donateurs, sponsoren, bezoekers van onze website en andere personen die contact met ons hebben.

Het bestuur van De Vereniging vindt het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten. In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en invulling geven aan de E-Privacy richtlijn (ePR) cq de E-Privacy verordening (ePV) wanneer deze inwerking getreden is. Ons doel is verantwoordelijk, relevant en veilig met uw informatie om te gaan.

Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, of als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) of andere wet en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via de hieronder vermelde contactgegevens.

Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

2. Contactgegevens

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Het doel van de verwerking van de persoonsgegevens is het draaiend kunnen houden van De Vereniging. In onderstaande tabel kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van u verzamelen, hoelang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen:

4. Minderjarigen

Minderjarigen, kinderen onder de 16 jaar, dienen bij registratie en/of wijzigingen altijd expliciete toestemming van ouder of voogd te overleggen. Onze webmaster ziet er actief op toe dat er geen afbeeldingen van kinderen gepubliceerd worden op de website. Indien dit onverhoopt toch het geval mocht zijn verzoeken wij ouders -maar vooral ook de overige leden- contact op te nemen met de webmaster. Deze zal de foto onverwijld verwijderen. Zie ook hiervoor hetgeen gesteld is onder item Foto’s hieronder

5. Website en cookiebeleid

5.1 Cookies

Op onze website www.windvangers.nl wordt gebruik gemaakt van cookies. Cookies zijn bestanden die uw computer of mobiele apparaat opslaat wanneer u een website bezoekt. Ze bevatten kleine hoeveelheden informatie. Door middel van cookies kunnen wij een computer of mobiel apparaat herkennen bij terugkerend bezoek. Cookies worden vaak gebruikt om websites te personaliseren en de gebruikservaring te verrijken. Door middel van cookies slaan we bijvoorbeeld voorkeuren (tijdelijk) op en bewaren we door u gemaakte keuzes. Daarnaast gebruiken we cookies om te zien welke webpagina’s mensen hebben bezocht en om te meten hoe effectief advertenties en zoekopdrachten zijn. Verder bieden cookies ons inzicht in het surfgedrag van gebruikers, zodat we onze websites, communicatie en producten kunnen verbeteren.

In onderstaande tabel kunt zien welke cookies de website plaatst:

5.2 First party cookies

First party cookies ook wel genaamd functionele cookies zijn cookies die de site zelf installeert en aanspreekt. Deze zijn nodig om de site te laten functioneren en slaan geen persoonlijke of traceerbare gegevens op. Met behulp hiervan kunnen wij zien welke onderdelen van de website u tijdens dit bezoek hebt bekeken. We gebruiken hiervoor een zogenaamde sessie cookie. Deze wordt automatisch verwijderd zodra u de webbrowser afsluit.

5.3 Third Party Cookies

Third party cookies zijn cookies van diensten van derden waarvan de site gebruikmaakt. Op onze website is een deelvenster opgenomen waarin berichten van de Facebook pagina van de Windvangers getoond wordt en ook pictogrammen van Facebook. Deze onderdelen werken door middel van stukjes code die van Facebook zelf afkomstig zijn en door middel van deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. Leest u de privacyverklaring van Facebook (welke regelmatig kan wijzigen) om te lezen wat zij met uw (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken.

5.4 In- en uitschakelen van cookies en verwijdering daarvan

Als u geen gebruik wilt maken van cookies, dan kunt u in uw browserinstellingen het accepteren van cookies uitschakelen. Zonder cookies kunnen sommige functies van deze website mogelijk minder goed of helemaal niet werken. Cookies kunt u alleen zelf verwijderen, aangezien deze op uw computer opgeslagen zijn. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser.

5.5 Log bestanden

Zoals bij de meeste websites wordt, wanneer u onze website bezoekt, uw IP-adres (uw unieke adres op het internet) en aanvullende gegevens zoals het type webbrowser, datum en duur automatisch opgeslagen in zogenaamde logbestanden van onze webserver. Dat is nodig om ons in staat te stellen de webserver op een goede manier te beheren en beveiligen. Onze standaard-bewaartermijn voor logbestanden is 6 maanden.

5.6 Links naar andere websites

Onze website kunnen links bevatten naar andere websites. Deze sites worden niet door ons onderhouden en zijn door ons niet gecontroleerd of goedgekeurd. Hoe deze andere websites omgaan met het verwerken van hun informatie of wat voor inhoud er op die websites staat, valt onder de privacyverklaring van die betreffende website en niet onder deze Privacyverklaring. Andere websites die door middel van links toegankelijk zijn vanuit deze website zijn enkel bedoeld ter informatie van de gebruiker.

5.7 Foto's op de Website en Facebook

Wij maken regelmatig beeldopnames (foto's en filmpjes) van onze clubactiviteiten. Die worden onder meer geplaatst op de website en de Facebookpagina van De Vereniging. Naast vermaak aan de leden leveren zij een wezenlijke bijdrage in de sociale cohesie van De Vereniging en hebben zij een wervende werking op nieuwe leden. Op de beeldopnames kunnen zowel leden van De Vereniging als derden te zien zijn.

Voor derden geldt dat, indien u niet wenst dat uw afbeelding in de opnamen die wij hebben gepubliceerd te zien is, u dat bij onze vereniging schriftelijk kunt melden. Wij zullen die afbeelding dan van internet en uit ons fotoarchief verwijderen.

Ook leden kunnen de webmaster verzoeken een bepaalde foto waar zij minder gelukkig mee zijn te verwijderen.

Op foto's die leden zélf (bijvoorbeeld op Facebook of Twitter) publiceren kunnen verschillende regelgevingen van toepassing zijn, zoals het portretrecht en het auteursrecht. Als particulier initiatief vallen zij echter buiten de strekking van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Indien u daartegen bezwaar heeft zult daarvoor met degene die de opnamen gemaakt en/of op internet geplaatst heeft contact moeten opnemen.

6. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Indien wij voor het maken van een reservering of het afsluiten van een overeenkomst bij bijvoorbeeld een reder, hotelier of campinghouder genoodzaakt zijn een lijst van deelnemers aan te leveren kunnen wij u expliciet -voor dat doel en die gelegenheid- uw toestemming vragen. Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

7. Archief

Alle documentatie over De Vereniging, vanaf het begin van de oprichting wordt gearchiveerd en bewaard door het secretariaat. Een groot deel van deze gegevens bestaat uit papieren dossiers waar alleen het secretariaat inzage in heeft. Sinds circa 2010 is de verenigingsadministratie grotendeels overgegaan op digitale archivering. Documenten die worden gearchiveerd zijn onder meer inkomende en uitgaande post / e-mail, verslagen van vergaderingen, interne richtlijnen, inhoudelijke stukken en oude edities van het clubblad Vroemm die verslagen bevatten van toerritten en andere activiteiten e.d. In deze documenten kunnen persoonsgegevens zijn opgenomen. Deze zijn in principe al benoemd in de andere onderdelen, echter gaat het hier specifiek om gegevens uit het verleden van De Vereniging.

Ledenlijsten blijven passief bewaard in het archief van De Vereniging, tenzij het lid bij opzegging uitdrukkelijk heeft aangegeven dat zijn (of haar) gegevens verwijderd moeten worden. De Vereniging bewaart deze gegevens uitsluitend om de ex-leden te kunnen uitnodigen voor door haar georganiseerde evenementen zoals jubilea e.d.

8. Bijzondere persoonsgegevens, geautomatiseerde besluitvorming

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt bijzondere eisen aan bijzondere persoonsgegevens (zoals die betreffende gezondheid, ras, godsdienst, strafrechtelijk verleden of geaardheid) en gegevens die gebruikt worden in geautomatiseerde besluitvorming (profiling). De Vereniging verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens en verwerkt geen persoonsgegevens in enig geautomatiseerd besluitvormingsproces.

9. Beheer van de persoonsgegevens

De ledenadministrateur is verantwoordelijk voor het bijhouden van de verwerking van de ledenadministratie alsmede het beheer hiervan. De Vereniging treft passende maatregelen om persoonsgegevens van leden te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgt De Vereniging dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens van leden, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

10. Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

1. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
2. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
3. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of - in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
4. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
5. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mail- of postadres.

11. Wijziging

De Vereniging past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van deze privacyverklaring zijn opgenomen. De Vereniging raadt leden dan ook aan de privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal De Vereniging er alles aan doen u per e-mail, via de website en/of de Algemene Leden Vergadering hierover te informeren.

Deze privacyverklaring is op de Algemene Leden Vergadering van 8 februari 2019 besproken en vastgesteld.

Download de pdf-versie